Déménager un bureau, une usine, un local de stockage et de production est souvent une procédure très complexe, puisqu’elle implique, outre des problèmes de logistique, la gestion des ressources humaines. JPL Déménagement vous aide dans cette lourde tâche en vous donnant ses conseils.
Comment bien réussir un transfert d’entreprise ?
Transfert d’entreprise : planifier une date
La première étape consiste à déterminer avec les responsables et le directeur général quand il est préférable de déménager dans un autre bureau. Habituellement, les entreprises utilisent les fins de semaine ou les jours fériés pour se déplacer afin d’assurer la continuité de leurs activités. La considération la plus courante est la fin de l’exercice financier ou pendant la période estivale, car les entreprises sont souvent moins occupées par le travail et l’activité.
Les entreprises de déménagement sont pleinement conscientes de ces besoins et fournissent un service rapide, avec un minimum de désagrément pour votre entreprise. Si c’est un petit bureau, vous pouvez habituellement faire tout le travail en une journée.
Comment bien préparer le déménagement des locaux de son entreprise ?
Identification des relais internes
Il est important de s’appuyer sur ses équipes et d’identifier un ou plusieurs gestionnaires pour coordonner toutes les opérations et distribuer le travail au sein de l’entreprise.
Ce sont ces gestionnaires qui sont responsables de l’organisation humaine et logistique du déménagement. Ils nomment dans chaque service un employé responsable des questions matérielles et personnelles, qui servira également de relais d’information pour les employés. Le ou les responsables seront également responsables de l’inventaire une fois que les nouveaux bureaux auront été choisis. Il sera ainsi plus facile de s’assurer que toutes les données sont transmises à chaque service concerné.
Communiquer en interne
Bien entendu, le service des ressources humaines est impliqué dès le début dans la planification et tout au long du projet pour ensuite gérer la communication de l’information. Ils aident également le personnel à mettre en œuvre ces changements, par exemple par le biais de procédures et d’informations sur l’aide à la réinstallation. N’oubliez pas que tous vos employés sont vos premiers ambassadeurs, et qu’ils doivent être impliqués dans ce changement important dès que possible.
Se préparer à une nouvelle organisation du travail
Il pourrait être utile d’organiser une visite de ces nouveaux lieux de travail pour les salariés, par exemple en les impliquant dans le déménagement et en leur demandant leur avis sur la configuration de l’environnement. Vous pouvez également organiser un moment spécial pour que vos employés se familiarisent avec le nouveau site en vidéo et prennent le temps de discuter directement de ces changements importants dans l’entreprise.
Accords de transfert
Enfin, il est nécessaire de s’informer sur le transfert des différents contrats, juridiques, hydrauliques, électriques, téléphoniques et électroniques, ainsi que sur la connexion des postes de travail à Internet, afin que tout fonctionne correctement dès le premier jour. Les équipes de service informatique sont chargées de superviser cette mise en œuvre, afin de mieux contrôler et de commencer à configurer l’ensemble du réseau informatique de l’entreprise dans les délais les plus courts possibles. L’opération peut également être partiellement déléguée ou totalement externalisée à une société tierce spécialisée.
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Déménagement pour professionnels : les garanties apportées par les déménageurs
Le transfert d’une entreprise nécessite de nombreuses opérations qui doivent être effectuées rapidement, professionnellement et avec une très bonne organisation. Les entreprises de déménagement comme JPL Déménagement peuvent garantir un service complet et ponctuel. Les transporteurs assemblent et désassemblent le mobilier de bureau et gèrent efficacement les équipements et les machines électroniques.
Les cartons des déménageurs sont conçus spécifiquement pour le transport sécurisé d’archives et de dossiers, ainsi que pour le stockage temporaire de documents et d’équipements informatiques dans des conditions optimales. Les transporteurs ont également l’expérience et l’équipement pour déplacer des objets spécifiques tels que des coffres-forts ou des équipements industriels lourds et encombrants.
Déménagement d’entreprise : aspects juridiques
Le transfert comprend également la gestion de tous les aspects bureaucratiques, juridiques et d’approvisionnement, ainsi que les aspects vente/acquisition de vos bureaux. C’est souvent le service juridique de l’entreprise qui intervient et s’occupe de tous ces aspects. Mais si vous n’avez pas un service spécial, il est facile de se perdre lors de ces étapes importantes.
Avant de déménager une entreprise, assurez-vous que les nouveaux locaux sont déjà enregistrés, par exemple, comme bureau et non comme résidence privée. Si tel n’est pas le cas, le changement juridique de localisation devra être pris en compte. Pour ce faire, vous devez vérifier que le nouvel emplacement est conforme aux règles énoncées dans le plan directeur de vos opérations.
Les règles sanitaires inscrits dans le code du travail font partie par exemple de ces exigences. De cette façon, vous recevrez également la confirmation qu’aucun changement au bâtiment ne sera nécessaire pour rendre les lieux conformes à la réglementation.
Faire part d’un changement d’adresse pour votre entreprise.
N’oubliez pas d’inscrire la nouvelle adresse de votre entreprise au registre du commerce de votre ville et assurez-vous que l’adresse a bien été changée : sur tous vos documents, chez vos fournisseurs, chez vos clients, etc. Mettez en place une signature électronique automatique pour informer vos interlocuteurs du transfert et des nouvelles coordonnées et demandez à vos employés de contacter personnellement leur base de données professionnelle (si possible) pour être informés du changement.