Transfert d’entreprise : planifier une date
La première étape consiste à déterminer avec les responsables et le directeur général quand il est préférable de déménager dans un autre bureau. Habituellement, les entreprises utilisent les fins de semaine ou les jours fériés pour se déplacer afin d’assurer la continuité de leurs activités. La considération la plus courante est la fin de l’exercice financier ou pendant la période estivale, car les entreprises sont souvent moins occupées par le travail et l’activité.
Les entreprises de déménagement sont pleinement conscientes de ces besoins et fournissent un service rapide, avec un minimum de désagrément pour votre entreprise. Si c’est un petit bureau, vous pouvez habituellement faire tout le travail en une journée.
Comment bien préparer le déménagement des locaux de son entreprise ?
Identification des relais internes
Il est important de s’appuyer sur ses équipes et d’identifier un ou plusieurs gestionnaires pour coordonner toutes les opérations et distribuer le travail au sein de l’entreprise.
Ce sont ces gestionnaires qui sont responsables de l’organisation humaine et logistique du déménagement. Ils nomment dans chaque service un employé responsable des questions matérielles et personnelles, qui servira également de relais d’information pour les employés. Le ou les responsables seront également responsables de l’inventaire une fois que les nouveaux bureaux auront été choisis. Il sera ainsi plus facile de s’assurer que toutes les données sont transmises à chaque service concerné.
Communiquer en interne
Bien entendu, le service des ressources humaines est impliqué dès le début dans la planification et tout au long du projet pour ensuite gérer la communication de l’information. Ils aident également le personnel à mettre en œuvre ces changements, par exemple par le biais de procédures et d’informations sur l’aide à la réinstallation. N’oubliez pas que tous vos employés sont vos premiers ambassadeurs, et qu’ils doivent être impliqués dans ce changement important dès que possible.
Se préparer à une nouvelle organisation du travail
Il pourrait être utile d’organiser une visite de ces nouveaux lieux de travail pour les salariés, par exemple en les impliquant dans le déménagement et en leur demandant leur avis sur la configuration de l’environnement. Vous pouvez également organiser un moment spécial pour que vos employés se familiarisent avec le nouveau site en vidéo et prennent le temps de discuter directement de ces changements importants dans l’entreprise.
Accords de transfert
Enfin, il est nécessaire de s’informer sur le transfert des différents contrats, juridiques, hydrauliques, électriques, téléphoniques et électroniques, ainsi que sur la connexion des postes de travail à Internet, afin que tout fonctionne correctement dès le premier jour. Les équipes de service informatique sont chargées de superviser cette mise en œuvre, afin de mieux contrôler et de commencer à configurer l’ensemble du réseau informatique de l’entreprise dans les délais les plus courts possibles. L’opération peut également être partiellement déléguée ou totalement externalisée à une société tierce spécialisée.